Der Kühlbedarf wird in der Regel von HLK-Konstrukteuren für den Auslegungszustand ermittelt. Er setzt sich aus den folgenden Hauptfaktoren zusammen:

• wärmelast durch hohe Außentemperaturen,

• wärmelast durch Sonneneinstrahlung (diese wirkt sich am stärksten über die Fenster aus),

• lüftung (die Luft muss gekühlt und erwärmt werden, um die Temperatur und Feuchtigkeit der einströmenden Luft zu regulieren),

• interne Wärmeerzeugung durch Personen,

• interne Wärmeerzeugung der Beleuchtung,

• wärmeverluste von elektronischen Geräten, Computern, Druckern, Servern, heißen Oberflächen (z. B. bei der Produktion) usw. Interne Wärmeerzeugung.

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Für den Auslegungszustand wird ein Wert festgelegt, dies ist der Kühlbedarf (100%). (bei der Dimensionierung wird die Kühlanlage in der Regel für den Bedarf von 110 ÷ 130% überdimensioniert)

Aufgrund unterschiedlicher Außentemperaturen und unterschiedlicher Nutzungen (weniger Personen, Maschinen, Beleuchtung usw.) weicht der tatsächliche, momentane Kühlbedarf vom Auslegungswert ab; in diesem Fall arbeitet der Kühlschrank im Teillastbetrieb. Die meiste Zeit des Jahres wird der Auslegungswert nicht erreicht (in der Regel nie), so dass der Kühlschrank in der Regel im Teillastbereich arbeitet.

Mit Hilfe von Kühlprofilen kann die tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Veränderung beschrieben werden.

Beispiel für ein Sommertagesprofil für ein Bürogebäude:
Der Bedarf ist nachts gering, da sich in der Regel keine Personen im Gebäude aufhalten und die Außentemperatur niedriger ist. Wenn die Außentemperatur zwischen 7 und 8 Uhr morgens zu steigen beginnt, kommen die Menschen und beginnen, ihre wärmeerzeugenden elektronischen Geräte zu benutzen, und der Kühlbedarf steigt. Der Spitzenwert wird zwischen 12 und 14 Uhr erreicht und nimmt dann ab, wenn die Außentemperatur sinkt und sich immer weniger Menschen im Gebäude aufhalten.